メールや添付ファイルによる情報漏えい事故を減らすために活動しています。

誤送信対策

  • HOME »
  • 誤送信対策

誤送信対策のステップ

メール誤送信対策システムを導入する前に

メールの誤送信対策システムを導入する前にPDCA(※)の実施をお勧めします。メールシステム運用における人為的なリスクや利用者の負担などの明確化を図ることで、誤送信防止機能をより有効に活用することができます。

pdca

運用ポリシー策定時に注意すべきポイント

誤送信が起こるケースを想定してみよう!

■送信者 ■受信者 ■所属組織 ■業務内容 ■時間帯
上記の視点から起こるケースを想定する。

メールに含まれる情報を想定してみよう!

■宛先 ■件名 ■本文 ■添付ファイル
上記に着目してケースを想定する。

過去のレビューを行ってみよう!

過去に自社で誤送信をしてしまったケース(ヒヤリ・ハット(※)を含む)、または、類するケースの対策をレビューする。
※ヒヤリ・ハット:重大な災害や事故には直結する可能性のある一歩手前の事例を発見すること。

インターネットなどに公開された事故から対策を考えてみよう!

インターネットに掲載された、または、報道された実際のメールの誤送信事故から想定される限りのケースの対策を組み込む。

メール誤送信対策に有効な機能

メール誤送信対策に有効な機能ベスト7

1.添付ファイルのZIP暗号化
メールに添付されているファイルを自動的にZIP暗号化しパスワードも自動発行します。
2.送信メールの一時保留
指定された条件により外部宛の送信メールを一定時間保留します。
3.上長承認
外部宛のメールを上長(第三者)の承認がない限り送信できないようにします。
4.添付ファイルにリンク変換
メール本文と添付ファイルを自動的に分離し、添付ファイルは別途発行されるパスワードでサーバー上からダウンロードします。
5.BCC強制変換
TO、CC に一定個数以上の外部宛のメールアドレスがある場合、BCC に強制変換します。
6.キーワードフィルタリング
特定のキーワードを含むメールに対して「保留する」「送信拒否」などのアクションをします。
7.メールアーカイブ
送受信されるメールをアーカイブ(保存)します。誤送信や情報漏えいの抑止効果があります。

※上記以外にも 「送信メールのキャンセル」 「上長にメールを自動送信」 「送信対象の制限」 「時間差配信」 「送信拒否」 「メール本文の暗号化」 などがあります。

システムによる誤送信対策

システムによる対策は大きく3つ

  1. ユーザー側のメールソフトウェアで対処する
  2. メールが外部に送信される前にサーバー側で対処する
  3. メールや添付ファイルの中身を見られないようにする

wp_mail_system

対応する製品・サービスも大きく3つ

  1. メール暗号化製品・サービス
  2. メールフィルタリング製品・サービス
  3. メール誤送信防止製品・サービス

(ユーザー側で対処する製品/サーバー側で対処する製品・サービス)
※メール誤送信対策が目的なら専用のメール誤送信防止製品・サービスが最も効果的

メール誤送信防止製品・サービスの提供形態も大きく3つ

  1. ソフトウェア
  2. アプライアンス
  3. クラウド型サービス

誤送信対策のシステム構成

「メール誤送信防止製品・サービスの提供形態も大きく3つ」
メール誤送信対策のシステムといっても大きく3種類のシステムがあります。

wp_mail_system

  • クライアント側での対策
  • 社内サーバー側での対策
  • 外部サーバ(クラウド)側での対策

どこで対策を行うかは社内システムやポリシーにより変わってきます。

PAGETOP
Copyright © メール誤送信対策プロジェクト All Rights Reserved.